Kearsipan

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Arsip sangat berbeda dengan bahan pustaka yang terdapat dalam perpustakaan. Arsip mempunyai ciri khusus yang berbeda dengan bahan pustaka diantaranya adalah arsip harus autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah, informasinya utuh, dan berdasarkan asas asal usul (principle of provenance) dan aturan asli (principle oforiginal order).

Arsip terdiri dari 2 jenis, antara lain:
a. Arsip Konvensional; contoh: arsip kertas
b. Arsip Media Baru; contoh: arsip micro film, kaset dll.

Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.

Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:

• Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.
• Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
• Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
• Dapat dijadikan bahan dokumentasi
• Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya
• Sebagai alat pengingat
• Sebagai alat penyimpanan warkat
• Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan
• Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi
• Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi.

Berikut Contoh Soal Kearsipan

Kearsipan

Quiz

 

1. Bagian terkecil dari suatu nama atau judul disebut
   1.   Abjad
   2.   Caption
   3.   Indeks
   4.   Label
   5.   Unit
2. Drs. Hartono Mulyadi Sujirwo jika diindeks maka kodenya adalah
   1.   Mu
   2.   Su
   3.   Ha
   4.   Dr
   5.   Drs
3. Kabupaten Kulon Progo jika diindeks maka kodenya adalah
   1.   Ka
   2.   Pr
   3.   Ku
   4.   Kp
   5.   Pk
4. Apotek Depok
   Nama diatas jika disimpan menurut sistem abjad kodenya adalah
   
   1.   Ad
   2.   Ak
   3.   Dep
   4.   Ap
   5.   De
5. Rak sortir dipersiapkan untuk ... rak
   1.   25
   2.   Ak
   3.   Dep
   4.   Ap
   5.   29
6. Folder yang diberi kode A – Z dipersiapkan minimal ... folder
   1.   22
   2.   Penelitian
   3.   Penandatanganan
   4.   Pengindeksan
   5.   26
7. Berikut yang bukan prosedur penyimpanan arsip sistem abjad adalah
   1.   Penampungan
   2.   Penelitian
   3.   Penandatanganan
   4.   Pengindeksan
   5.   Pengkodean
8. Kegiatan menempatkan berkas dalam tempat penyimpanan disebut kegiatan
   1.   Pengkodean
   2.   Menetapkan indeks dan kodenya
   3.   Surat diteliti kemudian dikirim
   4.   Menetapkan jumlah indeks
   5.   Penyortiran
9. Berikut ini yang termasuk langkah kerja menyimpan arsip sistem abjad
   1.   Mengisi Buku
   2.   Menetapkan indeks dan kodenya
   3.   Surat diteliti kemudian dikirim
   4.   Menetapkan jumlah indeks
   5.   Menandatangani
10. Setelah arsip diberi kode dan disortir lalu disimpan pada
    1.   Laci
    2.   Menuju tempat penyimpanan
    3.   Mengambil arsip yang diminta
    4.   Mengisi buku kas kecil
    5.   Tas
11. Dibawah ini yang bukan langkah-langkah penemuan kembali arsip pada sistem abjad
    1.   Meneliti arsip yang diminta atau yang akan dicari dan ditemukan kodenya
    2.   Menuju tempat penyimpanan
    3.   Mengambil arsip yang diminta
    4.   Mengisi buku kas kecil
    5.   Mengisi bon peminjam
12. Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip atau dokumen yang berdasarkan kepada isi dari dokumen yang disimpan, merupakan pengertian dari
    1.   Sistem Klasifikasi
    2.   Horizontal
    3.   Berjenjang
    4.   Diagonal
    5.   Sistem Nama
13. Pola klasifikasi dalam daftar klasifikasi disusun
    1.   Vertikal
    2.   Horizontal
    3.   Berjenjang
    4.   Diagonal
    5.   Vertikal Berjenjang
14. Berikut ini yang bukan cara menggunakan klasifikasi adalah
    1.   Dikumpulkan masalah yang tidak menonjol
    2.   Buku agenda
    3.   Buku klaper
    4.   Buku simpan
    5.   Memilih masalah yang paling menonjol dan diakitkan dengan tugas dan fungsi pemilik arsip
15. Surat sebelum disimpaan dicatat dalam
    1.   Buku tulis
    2.   Buku agenda
    3.   Buku klaper
    4.   Buku simpan
    5.   Kertas
16. Pada sistem subjek yang dijadikan sebagai pedoman untuk mempersiapkan tempat penyimpanan warkat adalah
    1.   Daftar Klasifikasi
    2.   Kelompok masalah
    3.   Pembagian utama dalam daftar klasifikasi
    4.   Kebutuhan
    5.   Kartu Indeks
17. Pada filling sistem subjek diperlukan folder untuk tempat penyimpan warkat sebanyak
    1.   Sejumlah sub 2x masalah yang ada
    2.   Kelompok masalah
    3.   Pembagian utama dalam daftar klasifikasi
    4.   Kebutuhan
    5.   Pembagian Indeks
18. Proses menentukan kata tangkap (caption) dari suatu surat atau dokumen untuk kepentingan penyimpanan disebut
    1.   Mengkode
    2.   ii – iv – iii – i – vi – v – vii
    3.   iii – i – iv – ii – v – vi – vii
    4.   iii – i – iv – ii – vi – v – vii
    5.   Memeriksa
19. Perhatikan langkah-langkah berikut :
    i. Mengindeks arsip yang akan dipinjam
    ii. Menuju tempat penyimpanan
    iii. Kenali arsip yang diminta atau yang diperlukan
    iv. Telusuri dengan menggunankan kartu indeks
    v. Menempatkan out slip di tempat arsip yang diambil
    vi. Mengisi bon peminjam
    vii. Menyerahkan arsip kepada yang memerlukan
    Adapun langkah-langkah yang benar dalam menemukan kembali arsip yang disimpan pada sistem subjek ialah
    
    1.   i – ii – iii – iv – v – vi – vii
    2.   ii – iv – iii – i – vi – v – vii
    3.   iii – i – iv – ii – v – vi – vii
    4.   iii – i – iv – ii – vi – v – vii
    5.   iii – iv – ii – i – v – vi – vii
20. Untuk mengindeks nama keluarga, suku dan marga seperti Aga Bekti Pratama dapat diindeks menjadi
    1.   Pratama Aga Bekti
    2.   Pratama Bekti Aga
    3.   Aga Pratama Bekti
    4.   Bekti Aga Pratama
    5.   Bekti Pratama Aga