Bagian terkecil dari suatu nama atau judul disebut
Abjad
Caption
Indeks
Label
Unit
Drs. Hartono Mulyadi Sujirwo jika diindeks maka kodenya adalah
Mu
Su
Ha
Dr
Drs
Kabupaten Kulon Progo jika diindeks maka kodenya adalah
Ka
Pr
Ku
Kp
Pk
Apotek Depok Nama diatas jika disimpan menurut sistem abjad kodenya adalah
Ad
Ak
Dep
Ap
De
Rak sortir dipersiapkan untuk ... rak
25
Ak
Dep
Ap
29
Folder yang diberi kode A – Z dipersiapkan minimal ... folder
22
Penelitian
Penandatanganan
Pengindeksan
26
Berikut yang bukan prosedur penyimpanan arsip sistem abjad adalah
Penampungan
Penelitian
Penandatanganan
Pengindeksan
Pengkodean
Kegiatan menempatkan berkas dalam tempat penyimpanan disebut kegiatan
Pengkodean
Menetapkan indeks dan kodenya
Surat diteliti kemudian dikirim
Menetapkan jumlah indeks
Penyortiran
Berikut ini yang termasuk langkah kerja menyimpan arsip sistem abjad
Mengisi Buku
Menetapkan indeks dan kodenya
Surat diteliti kemudian dikirim
Menetapkan jumlah indeks
Menandatangani
Setelah arsip diberi kode dan disortir lalu disimpan pada
Laci
Menuju tempat penyimpanan
Mengambil arsip yang diminta
Mengisi buku kas kecil
Tas
Dibawah ini yang bukan langkah-langkah penemuan kembali arsip pada sistem abjad
Meneliti arsip yang diminta atau yang akan dicari dan ditemukan kodenya
Menuju tempat penyimpanan
Mengambil arsip yang diminta
Mengisi buku kas kecil
Mengisi bon peminjam
Sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip atau dokumen yang berdasarkan kepada isi dari dokumen yang disimpan, merupakan pengertian dari
Sistem Klasifikasi
Horizontal
Berjenjang
Diagonal
Sistem Nama
Pola klasifikasi dalam daftar klasifikasi disusun
Vertikal
Horizontal
Berjenjang
Diagonal
Vertikal Berjenjang
Berikut ini yang bukan cara menggunakan klasifikasi adalah
Dikumpulkan masalah yang tidak menonjol
Buku agenda
Buku klaper
Buku simpan
Memilih masalah yang paling menonjol dan diakitkan dengan tugas dan fungsi pemilik arsip
Surat sebelum disimpaan dicatat dalam
Buku tulis
Buku agenda
Buku klaper
Buku simpan
Kertas
Pada sistem subjek yang dijadikan sebagai pedoman untuk mempersiapkan tempat penyimpanan warkat adalah
Daftar Klasifikasi
Kelompok masalah
Pembagian utama dalam daftar klasifikasi
Kebutuhan
Kartu Indeks
Pada filling sistem subjek diperlukan folder untuk tempat penyimpan warkat sebanyak
Sejumlah sub 2x masalah yang ada
Kelompok masalah
Pembagian utama dalam daftar klasifikasi
Kebutuhan
Pembagian Indeks
Proses menentukan kata tangkap (caption) dari suatu surat atau dokumen untuk kepentingan penyimpanan disebut
Mengkode
ii – iv – iii – i – vi – v – vii
iii – i – iv – ii – v – vi – vii
iii – i – iv – ii – vi – v – vii
Memeriksa
Perhatikan langkah-langkah berikut : i. Mengindeks arsip yang akan dipinjam ii. Menuju tempat penyimpanan iii. Kenali arsip yang diminta atau yang diperlukan iv. Telusuri dengan menggunankan kartu indeks v. Menempatkan out slip di tempat arsip yang diambil vi. Mengisi bon peminjam vii. Menyerahkan arsip kepada yang memerlukan Adapun langkah-langkah yang benar dalam menemukan kembali arsip yang disimpan pada sistem subjek ialah
i – ii – iii – iv – v – vi – vii
ii – iv – iii – i – vi – v – vii
iii – i – iv – ii – v – vi – vii
iii – i – iv – ii – vi – v – vii
iii – iv – ii – i – v – vi – vii
Untuk mengindeks nama keluarga, suku dan marga seperti Aga Bekti Pratama dapat diindeks menjadi
Tidak ada komentar:
Posting Komentar